SharePoint-aviseringar upphör i juli 2026 — så får du en daglig sammanställning igen
Microsoft pensionerar SharePoint Alerts i juli 2026, och ingen av de officiella ersättarna kan skicka en daglig sammanställning av ändrade filer. SharePoint-regler och Power Automate skickar ett mejl per händelse, inte ett mejl per dag. Vill du behålla den dagliga sammanfattningen behöver du antingen bygga en aggregeringslösning själv i Power Automate, eller använda en tjänst som gör buntningen åt dig.
Det här är den enda funktionen i den klassiska aviseringsmotorn som Microsoft inte har ersatt: möjligheten att få en sammanfattning i stället för ett mejl per ändring. Nedan står vad som faktiskt försvinner, vad var och en av ersättarna klarar, och vad du kan göra åt saken.
Vad är det exakt som stängs av, och när?
Avvecklingen sker i tre steg, och det mellersta är det som överraskar folk:
| Tidpunkt | Vad som händer |
|---|---|
| Januari 2026 | Möjligheten att skapa nya aviseringar inaktiveras. Befintliga fortsätter tillfälligt. |
| Januari–juli 2026 | Befintliga aviseringar går ut var 30:e dag och måste återskapas manuellt för att fortsätta fungera. |
| Juli 2026 | Funktionen stängs av helt i SharePoint Online och OneDrive för företag. |
Det är 30-dagarsförfallet som gör att många organisationer upptäcker problemet först när aviseringarna redan har tystnat. Ingen får ett mejl om att mejlen har slutat komma.
Varför räcker inte SharePoint-regler?
SharePoint-regler (Rules) är Microsofts enklaste ersättare och löser en del av behovet, men har tre konkreta begränsningar:
- Ingen buntning. Regler skickar ett mejl per händelse. Det finns ingen inbyggd möjlighet att samla ihop dagens ändringar till ett meddelande — vilket var hela poängen med den klassiska aviseringens daily summary.
- Automatiskt sparande utlöser mejlstormar. AutoSave i Microsoft 365 registrerar en ändring flera gånger under en och samma redigering. Office 365 for IT Pros dokumenterade ett test där en enda redigeringssession genererade 71 separata meddelanden.
- Behörighetskrav. Att skapa en regel kräver minst deltagarbehörighet på biblioteket. Den externa besiktningsmannen eller underentreprenören som bara ska informeras kan alltså inte sätta upp sin egen bevakning.
Kan Power Automate skicka en daglig sammanställning?
Ja — men inte som en inställning. Det är ett utvecklingsarbete. En fungerande daglig sammanställning i Power Automate kräver minst tre delar:
- Ett flöde som triggar på When a file is created or modified och skriver varje händelse till en SharePoint-lista, Dataverse-tabell eller motsvarande lagring.
- Ett separat schemalagt flöde som varje morgon läser den lagringen, grupperar posterna per mapp eller projekt och bygger ett HTML-mejl.
- Logik som nollställer eller markerar posterna som skickade, så att gårdagens ändringar inte kommer med igen.
Därtill kommer felhantering, hantering av mottagarlistor och någon som förvaltar flödet när den som byggde det slutar. Det är fullt görbart för en organisation med Power Platform-kompetens. Det är inte något en platschef sätter upp på en förmiddag, och det är sällan dokumenterat efteråt.
Licensfällan som ofta missas: premium-kopplingar och Dataverse ligger utanför den Power Automate-plan som ingår i Microsoft 365. En lösning som byggs med en standardkoppling idag kan bli licenspliktig när den behöver skalas. Kontrollera detta innan ni bygger, inte efter.
Vilka alternativ finns, och vad klarar de?
| Alternativ | Daglig sammanställning | Flera molntjänster | Mottagare utan licens | Kräver utveckling |
|---|---|---|---|---|
| SharePoint-regler | Nej — ett mejl per händelse | Nej — endast SharePoint | Nej | Nej |
| Power Automate | Endast om du bygger det | Ja, med kopplingar | Ja, till e-post | Ja |
| Zapier / Make | Endast med datalagring + schema | Ja | Ja, till e-post | Ja |
| Netwrix, Varonis, FileAudit | Ja, som säkerhetsrapport | Ja | Nej — IT-verktyg | Kräver införande |
| CloudReport | Ja — ett mejl per person och dag | Ja — Dropbox, Google Drive, OneDrive | Ja | Nej |
Notera skillnaden i syfte. Netwrix, Varonis och FileAudit är säkerhets- och revisionsprodukter som säljs till IT-avdelningen för att upptäcka dataläckage och ovanlig åtkomst. De löser en annan uppgift än att tala om för en projektledare att ritningen har uppdaterats.
Vad gör CloudReport annorlunda?
CloudReport gör buntningen som en produktegenskap i stället för som ett projekt. Tjänsten kopplar sig till organisationens befintliga konton i Dropbox, Google Drive och OneDrive, jämför varje bevakat konto mot senast observerade tillstånd och skickar ett enda mejl per mottagare och dag med länkar till det som ändrats — grupperat per projekt och mapp.
Två egenskaper skiljer den från listan ovan:
- Mottagaren behöver varken konto eller licens. Underentreprenören, besiktningsmannen och beställarens ombud får rapporten på e-post utan att någon köper en plats åt dem. Alla projektportaler i den nordiska marknaden — Dalux, iBinder, Interaxo, Byggnet — tar betalt per användare, vilket är exakt varför de personerna sällan får någon information alls.
- Filinnehållet lagras aldrig. CloudReport skickar länkar till filen där den redan ligger. Dropbox, Google Drive respektive OneDrive förblir personuppgiftsansvarig och sanningskälla. Det som lagras är vilka konton som bevakas, filnamn och sökvägar, ändringshändelser samt mottagarnas e-postadresser — inte dokumenten. Exakt vad som lagras står här.
Vanliga frågor
Måste vi migrera bort från SharePoint?
Nej. CloudReport bevakar OneDrive för företag via Microsoft Graph och ersätter aviseringen, inte lagringen. Filerna ligger kvar där de ligger idag.
Vad händer med våra befintliga aviseringar just nu?
De går ut var 30:e dag fram till den slutliga avstängningen. Fungerar en avisering idag betyder det inte att den fungerar nästa månad. Kontrollera att någon faktiskt fortfarande får mejlen.
Kan vi få olika sammanställningar till olika projekt?
Ja. Mottagare anges per bevakat konto, och varje person får ett mejl med en sektion per projekt — oavsett hur många projekt de är med i.
Vad kostar det jämfört med att bygga i Power Automate?
Jämförelsen bör göras på förvaltning, inte på bygget. Ett Power Automate-flöde är billigt att bygga och dyrt att äga: det ska felsökas, licensieras och överlämnas när personen som byggde det byter jobb. Det är den kostnaden som sällan hamnar i kalkylen.
Behöver ni den dagliga sammanställningen tillbaka?
CloudReport kopplas till Dropbox, Google Drive och OneDrive med OAuth. Ni väljer mappar och mottagare, och rapporten går ut varje vardagsmorgon.